Zotero: Papers geräteübergreifend verwalten

Gegen Ende des ersten Jahres meines Masterstudiums, während der CENG-Informationstage im Sommer 2024, stellte mir eine Kollegin beziehungsweise ein Kollege aus dem Kreis der wissenschaftlichen Mitarbeiter Zotero vor. Bis dahin hatte ich meine Methode zur Verwaltung von Papers mehrmals geändert, aber die einzelnen Teile meines Systems arbeiteten nicht wirklich zusammen.

Anfangs nutzte ich ausgedruckte Papers. Digitale Versionen bewahrte ich in Ordnern auf meinem Drive und meinem Computer auf und synchronisierte sie selbst. Nachdem ich ein iPad gekauft hatte, schickte ich die Papers an Goodnotes 6 und ordnete sie dort in Ordnern. Gleichzeitig behielt ich weiterhin Kopien auf Drive und auf meinem Computer. Die annotierten Versionen blieben in Goodnotes und dessen Cloud-Speicher, auf die ich damals über das Apple-Ökosystem zugriff. Dadurch konnten dasselbe Paper und seine Annotationen über mehrere Orte verteilt sein.

Zotero gab mir einen einheitlicheren Arbeitsablauf. Ich begann mit der Desktop-Anwendung auf meinem Lenovo-Computer, dem Zotero Connector für Chrome und der Zotero-App für iOS und iPadOS. Später nutzte ich auch die offizielle Zotero-App für Android auf meinem Samsung-Telefon. Heute habe ich eine Bibliothek, in der ich Papers sammle und organisiere, PDFs lese und annotiere und auf dasselbe Forschungsmaterial von verschiedenen Geräten zugreife.

Synchronisierung und Speicher

Zotero trennt Bibliotheksdaten von Dateianhängen. Laut der Zotero-Dokumentation zur Synchronisierung ist die Synchronisierung von Bibliothekseinträgen, Notizen, Links und Tags kostenlos und unbegrenzt. PDFs und andere Dateianhänge verwenden eine separate Dateisynchronisierung. Zotero Storage enthält 300 MB kostenlos; größere kostenpflichtige Tarife sind verfügbar. Ich bezahle derzeit für Zotero Storage, weil es für meinen Arbeitsablauf die direkteste Lösung ist.

Für Anhänge in der persönlichen Bibliothek gibt es außerdem eine kostenlose Alternative: Zotero kann einen kompatiblen WebDAV-Dienst verwenden. Dafür muss man nicht unbedingt einen eigenen Server betreiben; eine Institution oder ein Drittanbieter kann WebDAV-Speicher anbieten. WebDAV unterstützt keine Dateien in Zotero-Gruppenbibliotheken, und Zotero bietet für Server von Drittanbietern nur begrenzte Unterstützung. Zotero warnt außerdem davor, das Datenbankverzeichnis direkt in einem Cloud-Ordner wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive abzulegen, weil die Datenbank dadurch beschädigt werden kann.

Der wichtigste Vorteil von Zotero besteht für mich nicht nur darin, PDFs zu speichern. Es verringert die Zahl der getrennten Orte, die ich verwalten muss, und hält das Paper, seine bibliografischen Angaben und meine Annotationen in demselben Forschungsablauf zusammen. Zotero ist das erste Programm, das ich in dieser Reihe mit Empfehlungen für meine Masterarbeit vorstelle.